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Greffe

Principaux champs d’activité

Le greffe est au centre des activités du conseil municipal dont il assume le secrétariat général en plus d’offrir le soutien juridique et administratif nécessaire à la tenue et au suivi des séances. Il assure l’édition des règlements, prépare les avis publics requis par la loi et obtient l’approbation des règlements et résolutions lorsque c’est nécessaire.

Le greffe s’occupe également de la coordination des processus de soumissions sur invitation et par appel d’offres public, de la rédaction de devis et la réception/ouverture des soumissions, ainsi que de la vente annuelle d’immeubles pour taxes impayées.

Le volet « affaires juridiques » du greffe vise notamment la gestion du portefeuille en assurance de dommages de la Ville et, à ce titre, le traitement des réclamations pour et contre elle.

Le greffe a la garde des documents et archives de la Ville, et il assure la rédaction, la diffusion et la conservation des décisions du conseil municipal (procès-verbaux, règlements). Il voit en outre à l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Enfin, le greffe est responsable des référendums et des élections municipales.

Principaux services offerts aux citoyens

  • Information à la population sur l’adoption de certains règlements et sur l’interprétation à leur donner;
  • Information aux intervenants concernés quant à l’état d’un dossier découlant d’une décision du conseil municipal concernant notamment :
  • les avis publics publiés;
  • l’état d’avancement d’une procédure d’adoption ou de modification à un règlement municipal;
  • les transactions mobilières et immobilières;
  • l’état d’avancement d’une procédure de soumission sur invitation ou par appel d’offres public;
  • les procédures électorales et référendaires en cours;
  • la conclusion d’ententes de paiement pour différentes créances dues à la Ville;
  • le traitement des dossiers en assurance de dommages impliquant la Ville;
  • les réponses aux demandes d’accès à divers documents de la Ville en conformité avec les exigences de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
  • etc.