L’accès aux documents et aux renseignements détenus par la Ville

Une demande d’accès est une démarche officielle permettant à un citoyen d’obtenir un document qui n’est pas déjà disponible publiquement. Elle doit être claire et précise afin de permettre au responsable de retrouver rapidement le document.

Cette capsule a été conçue pour vous, citoyens et citoyennes, afin de clarifier vos droits, expliquer nos obligations légales et démontrer que cette démarche est un outil simple et accessible pour obtenir un document détenu par la Ville et qui n’est pas déjà disponible sur notre site Web. L’accès à l’information n’est pas un obstacle : c’est un droit garanti par une loi provinciale qui vise la transparence, la bonne gouvernance et la protection de votre vie privée.

Cette capsule vise également à contrer certaines fausses perceptions selon lesquelles ce processus serait inutilement complexe ou servirait à cacher des informations et constituerait un obstacle à la démocratie municipale.

Définition de la transparence municipale

La transparence, c’est l’engagement de la Ville à rendre accessibles, compréhensibles et vérifiables les informations liées à sa gestion, à ses décisions et à l’utilisation des fonds publics. Elle repose sur trois principes :

Accessibilité : permettre aux citoyens d’obtenir les documents et renseignements auxquels ils ont droit, selon la Loi sur l’accès.
Clarté : présenter l’information de façon simple, complète et sans ambiguïté pour favoriser une compréhension réelle.
Responsabilité : démontrer que l’administration municipale agit conformément à ses obligations légales et éthiques, et qu’elle accepte d’être imputable devant la population.
Être transparent, ce n’est pas seulement publier des documents; c’est aussi faciliter la démarche des citoyens, éviter de créer des obstacles inutiles et bâtir un lien de confiance durable entre la municipalité et la communauté.

Un droit garanti par la Loi

Au Québec, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) garantit à toute personne le droit d’accéder aux documents des organismes publics, incluant les municipalités. Ce droit est un pilier de la démocratie québécoise et constitue l’un des fondements de la bonne gouvernance. En parallèle, la Loi encadre la protection des renseignements personnels pour assurer la confidentialité et la vie privée des citoyens.

Près de 3 000 organismes publics sont assujettis à la Loi sur l’accès. Parmi eux, on compte :

Les ministères et les organismes gouvernementaux;
Les municipalités et les organismes qui en relèvent, les communautés métropolitaines, les municipalités régionales de comté;
Les centres de services scolaires, les commissions scolaires, les établissements privés subventionnés, les cégeps et les universités;
Les établissements de santé et de services sociaux;
Les ordres professionnels, dans la mesure prévue par le Code des professions (en ce qui concerne les documents détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession).

Restrictions prévues par la Loi

Le droit d’accès n’est pas absolu. Certaines informations ne peuvent pas être communiquées notamment :

Renseignements personnels identifiant un individu (adresse privée, téléphone, salaire nominatif).
Avis et opinions protégés par le secret professionnel (avocat ou notaire).
Les informations liées à la sécurité publique ou pouvant nuire à une négociation.
Les documents que la Ville ne détient pas (ex. rapports d’organismes privés ou d’autres paliers gouvernementaux).

Même si la Loi sur l’accès prévoit de telles restrictions, il est possible qu’un document soit en partie accessible. Dans un tel cas, les renseignements faisant l’objet de restrictions sont rayés du document – on parle aussi de caviardage. La partie accessible du document doit cependant demeurer compréhensible.

La Loi sur l’accès contient six catégories de restrictions au droit d’accès. Il s’agit de renseignements ayant des incidences sur :

Les relations intergouvernementales;
Les négociations entre organismes publics;
L’économie;
L’administration de la justice et la sécurité publique;
Les décisions administratives ou politiques;
La vérification.

Qu’est-ce qu’une demande d’accès?

Une demande d’accès est une démarche officielle par laquelle un citoyen demande d’obtenir un document qui n’est pas déjà diffusé publiquement.

Elle peut être verbale ou écrite, mais seule la demande écrite ouvre un droit de révision en cas de refus devant la Commission d’accès à l’information.
Elle doit être suffisamment pour permettre de retrouver le document.
Le public peut demander accès à tous les documents détenus par un organisme, quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
Elle doit être transmise au responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels.
La Ville doit répondre dans un délai de 20 jours civils, prolongeable de 10 jours si nécessaire.

Si l’information ne se retrouve pas sur un support quelconque, il n’est pas possible d’y avoir accès. Par exemple, vous ne pouvez pas exiger qu’on vous répète les paroles prononcées au cours d’une réunion. Par contre, vous pouvez demander l’accès au procès-verbal de cette réunion. De la même façon, si la réunion a été enregistrée, vous pouvez, en principe, demander l’accès à l’enregistrement.

Ce que la demande d’accès n’est pas

Ce n’est pas un outil pour poser des questions générales (« Pourquoi la Ville a pris telle décision? »).
Ce n’est pas non plus un moyen d’obtenir des documents d’organismes privés ou d’autres gouvernements (seuls les documents détenus par la Ville peuvent être visés).
Ce n’est pas une voie de recours immédiate pour contester une décision : il s’agit strictement d’un droit de regard sur les documents municipaux.
Ce n’est pas un moyen de contrôle ou de surveillance des employés.
Ce n’est pas une tactique pour décourager les citoyens d’obtenir de l’information.
Ce n’est pas un outil pour cacher des décisions.

Exemples de situations où une demande est nécessaire

Obtenir une copie d’un contrat municipal octroyé à un fournisseur.
Consulter un rapport d’étude environnementale détenu par la Ville.
Accéder à un rapport technique sur les infrastructures.
Demander un avis juridique produit pour la Ville.

Documents non visés

Informations qui n’existent pas sous forme documentaire (ex. répéter des propos entendus en réunion).
Documents d’organismes privés ou d’autres instances gouvernementales.
Notes personnelles d’un employé qui ne sont pas liées à une fonction officielle.

Exemples de situations où une demande n’est pas nécessaire

Procès-verbaux et les règlements municipaux déjà publiés sur le site Web.
Communiqués, politiques municipales, ou informations financières disponibles en ligne.
Attestation ou document administratif courant (ex. taxation, permis) auprès du service concerné.

Exemples de demandes incomplètes (difficiles à traiter)

Ces demandes sont trop larges, imprécises ou concernent des renseignements personnels non accessibles :

« Donnez-moi tous les contrats de la dernière année. »
« Quels sont les salaires de tous les employés municipaux? »
« Je veux tout savoir sur les travaux dans la ville. »

Exemples de demandes recevables (claires et précises)

« Je souhaite obtenir une copie du contrat octroyé en mars 2024 pour la réfection de la rue XYZ. »
« Je demande le rapport d’étude environnementale déposé en juin 2023 par la firme XYZ concernant le ruisseau XYZ. »
« Je veux consulter le devis technique lié à l’appel d’offres 2025-02 sur XYZ. »
« Je demande la résolution adoptée lors de la séance du conseil du 12 février 2024 concernant l’acquisition du terrain au lot 5 555 555. »

Protection de vos renseignements personnels

Un renseignement personnel est confidentiel dès qu’il permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Certains renseignements personnels sont toutefois considérés comme publics (ex. nom, titre, fonction et lieu de travail d’un employé municipal; conditions d’un contrat de service; etc.). La Ville est tenue de protéger ces renseignements de leur collecte à leur destruction.

Collecte : uniquement ce qui est nécessaire, de manière légale.
Utilisation : accès restreint aux personnes autorisées.
Communication : consentement requis sauf exceptions.
Conservation : période durant laquelle un organisme public garde des renseignements personnels, sous quelque forme que ce soit, et ce, peu importe que les renseignements soient activement utilisés ou non.
Destruction : sécurisée dès que la finalité est atteinte.

Elle doit également sensibiliser son personnel aux bonnes pratiques en matière d’accès et de confidentialité.

Les avantages pour vous

Transparence : un droit reconnu par la Loi.
Équité : les mêmes règles pour tous.
Fiabilité : accès à l’information officielle, directement à la source.
Protection : vos renseignements personnels demeurent confidentiels.
Recours : possibilité de contester un refus devant la Commission.

Frais et recours

L’accès est gratuit, sauf pour la reproduction, transcription ou transmission de copies.

En cas de refus ou de réponse jugée insatisfaisante, vous pouvez demander une révision à la Commission d’accès à l’information du Québec, qui agit comme tribunal administratif indépendant.

Engagements de la Ville

Quand la personne responsable de l’accès reçoit une demande d’accès concernant un ou plusieurs documents, elle doit la traiter en respectant plusieurs obligations, comme :

Accompagner les citoyens si leur demande est imprécise;
Faire une recherche sérieuse et complète afin d’identifier tous les documents visés par la demande d’accès;
Protéger les renseignements personnels contenus dans ses dossiers, de leur collecte à leur destruction;
Assurer la transparence et le respect des droits des citoyens;
Informer préalablement le demandeur du montant approximatif des frais afférents à la transcription, à la reproduction ou à la transmission d’un document;
Répondre dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès. En principe, que la demande soit verbale ou écrite, le responsable de l’accès aux documents dispose d’au plus 20 jours civils pour y répondre.
- Le responsable peut prolonger ce délai de 10 jours si le traitement de la demande lui apparaît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de l’organisme public. Il doit cependant aviser le requérant par écrit avant l’expiration du premier délai de 20 jours.
- Le délai pour répondre peut également être prolongé si la demande vise un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers. Le responsable de l’accès aux documents peut devoir, en effet, demander à ce tiers s’il consent ou non à communiquer un tel renseignement. Il doit néanmoins informer le requérant de cette démarche dans les 20 jours civils de la réception de la demande;
Lorsqu’il reçoit votre demande écrite, le responsable de l’accès doit vous faire parvenir un avis écrit. En plus de la date de réception de la demande, cet avis doit indiquer le délai dont il dispose pour y donner suite. L’avis doit également faire mention des recours qui vous sont offerts si le délai n’est pas respecté ou si vous êtes insatisfait de la réponse.
Motiver tout refus de donner accès à un document et d’indiquer la disposition de la Loi sur laquelle ce refus s’appuie. En effet, le droit d’accès aux documents des organismes publics n’est pas absolu : il comporte certaines catégories de restrictions. Les organismes peuvent refuser de donner accès à des renseignements, par exemple lorsqu’ils ont des incidences sur les relations intergouvernementales, les négociations entre organismes publics, l’économie, l’administration de la justice et la sécurité publique, les décisions administratives ou politiques, ou la vérification.
Dans des circonstances exceptionnelles, un organisme public peut être autorisé à ne pas tenir compte de certaines demandes d’accès. L’organisme doit toutefois démontrer à la Commission que les demandes sont manifestement abusives par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique. Il doit être établi que ces demandes pourraient nuire sérieusement aux activités de l’organisme ou ne sont pas conformes à la Loi sur l’accès.

Qu’est-ce qu’une demande abusive?

Une demande peut être considérée comme abusive :

Par le nombre de demandes formulées sur une période de temps ou leur envergure;
Lorsque plusieurs demandes sont présentées pour un même sujet ou un même document;
Par son caractère systématique, dans une démarche reflétant une conduite méthodique, structurée et incessante.

Une demande visant un très grand nombre de documents peut être considérée comme étant abusive lorsque l’organisme démontre que son traitement est susceptible de nuire sérieusement aux activités d’un organisme public et qu’il n’est pas en mesure de respecter le délai maximal de 30 jours prévu par la Loi.

Demande non conforme à la Loi sur l’accès

Un organisme peut aussi être exempté de répondre à une demande d’accès si la Commission juge qu’elle va à l’encontre des principes de protection des renseignements personnels. Il pourrait s’agir d’une intention d’utilisation de renseignements qui ne respecte pas l’objectif pour lequel ils ont été recueillis, comme l’utilisation de renseignements ayant un caractère public à des fins de sollicitation commerciale.

Demande d’accès circonscrite par la Commission et prolongation de délai

La Commission dispose du pouvoir de circonscrire les demandes d’accès dont la portée est trop large ainsi que de prolonger le délai de réponse de l’organisme. Par exemple, plutôt que d’autoriser un organisme à ne pas tenir compte d’une demande d’accès, la Commission peut lui ordonner de répondre à certains éléments, en restreignant la période visée ou en précisant les sujets visés.

La Commission peut aussi prolonger le délai de traitement d’une demande d’accès. Elle peut ainsi allouer à l’organisme le temps requis pour traiter une demande pour laquelle le délai de 30 jours risquerait de nuire sérieusement aux activités de l’organisme.