L’accès aux documents et aux renseignements détenus par la Ville

Cette capsule a été conçue pour vous, citoyens et citoyennes, afin de clarifier vos droits, expliquer nos obligations légales et démontrer que cette démarche est un outil pour obtenir un document public détenu par la Ville et qui n’est pas déjà disponible sur notre site Web.

Un droit garanti par la Loi

Au Québec, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) garantit à toute personne le droit d’accéder aux documents publics, incluant les municipalités. Ce droit est un pilier de la démocratie québécoise et constitue l’un des fondements de la bonne gouvernance. En parallèle, la Loi encadre la protection des renseignements personnels pour assurer la confidentialité et la vie privée des citoyens.

Près de 3 000 organismes publics sont assujettis à la Loi sur l’accès. Parmi eux, on compte :

Les ministères et les organismes gouvernementaux;
Les municipalités et les organismes qui en relèvent, les communautés métropolitaines, les municipalités régionales de comté;
Les centres de services scolaires, les établissements privés subventionnés, les cégeps et les universités;
Les établissements de santé et de services sociaux;
Les ordres professionnels, dans la mesure prévue par le Code des professions (en ce qui concerne les documents détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession).

Restrictions prévues par la Loi

Le droit d’accès n’est pas absolu. Certaines exceptions s’appliquent.

Notamment, ce droit ne s’étend pas aux notes personnelles, aux ébauches, aux brouillons, aux notes préparatoires et autres documents de même nature.

L’organisme municipal n’a pas à préparer un document spécialement pour répondre à une demande (constituer une liste, regrouper des informations, mettre à jour un document, etc.).

Même si la Loi sur l’accès prévoit de telles restrictions, il est possible qu’un document soit en partie accessible. Dans un tel cas, les renseignements faisant l’objet de restrictions sont rayés du document – on parle aussi de caviardage. La partie accessible du document doit cependant demeurer compréhensible.

La Loi sur l’accès contient certains motifs de refus :

Les renseignements fournis par un tiers (plans, certificats de localisation). Celui-ci doit préalablement être contacté;
Les avis, les recommandations et les analyses;
Les projets de règlements;
Les renseignements ayant des incidences sur l’économie;
Tout document protégé par le secret professionnel.

Si l’information ne se retrouve pas sur un support quelconque, il n’est pas possible d’y avoir accès. Par exemple, vous ne pouvez pas exiger qu’on vous répète les paroles prononcées au cours d’une réunion.

Qu’est-ce qu’une demande d’accès?

Une demande d’accès est une démarche officielle par laquelle un citoyen demande d’obtenir un document qui n’est pas déjà diffusé publiquement.

Elle peut être verbale ou écrite, mais seule la demande écrite ouvre un droit de révision en cas de refus devant la Commission d’accès à l’information.
Elle doit être suffisamment claire pour permettre de retrouver le document.
Le demandeur peut demander accès à tous les documents détenus par un organisme, quelle que soit leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
Elle peut comprendre les factures, les archives municipales, les contrats, les règlements, etc.

Ce que la demande d’accès n’est pas

Ce n’est pas un outil pour poser des questions générales ou demander une interprétation (« Pourquoi le conseil municipal a pris une telle décision? »).
Ce n’est pas non plus un moyen d’obtenir des documents d’organismes privés ou d’autres gouvernements (seuls les documents détenus par la Ville peuvent être visés). Dans ce cas, vous serez redirigé vers le responsable de cet organisme.
Ce n’est pas une voie de recours immédiate pour contester une décision.
Ce n’est pas un moyen de contrôle ou de surveillance des employés.
Ce n’est pas une tactique pour décourager le demandeur d’obtenir un document en imposant une lourdeur administrative inutile.
Ce n’est pas un outil pour comprendre un processus décisionnel.

Exemples de situations où une demande n’est pas nécessaire

Procès-verbaux et les règlements municipaux déjà publiés sur le site Web.
Communiqués, politiques municipales, ou informations financières disponibles en ligne.

Exemples de demandes incomplètes (difficiles à traiter)

Ces demandes sont trop larges, imprécises ou concernent des renseignements personnels non accessibles :

« Donnez-moi tous les contrats de la dernière année. »
« Je veux tout document concernant le projet XYZ »
« Je veux tout savoir sur les travaux dans la ville. »

Exemples de demandes recevables (claires et précises)

« Je souhaite obtenir une copie du contrat octroyé en mars 2024 pour la réfection de la rue XYZ. »
« Je demande le rapport déposé en juin 2023 par la firme XYZ concernant le ruisseau XYZ. »
« Je veux consulter le devis technique lié à l’appel d’offres 2025-02 sur XYZ. »
« Je demande la résolution adoptée lors de la séance du conseil du 12 février 2024 concernant l’acquisition du terrain au lot 5 555 555. »

Protection de vos renseignements personnels

Un renseignement personnel est confidentiel dès qu’il permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Certains renseignements personnels sont toutefois considérés comme publics (ex. nom, titre, fonction et lieu de travail d’un employé municipal, etc.). La Ville est tenue de protéger ces renseignements de leur collecte à leur destruction.

Collecte : uniquement ce qui est nécessaire, de manière légale.
Utilisation : accès restreint aux personnes autorisées.
Communication : consentement requis sauf exceptions.
Conservation : période durant laquelle un organisme public garde des renseignements personnels, sous quelque forme que ce soit, et ce, peu importe que les renseignements soient activement utilisés ou non.
Destruction : sécurisée dès que la finalité est atteinte.

Elle doit également sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels et de confidentialité.

Les avantages pour vous

Fiabilité : un droit reconnu par la Loi et accès à l’information officielle, directement à la source.
Protection : vos renseignements personnels demeurent confidentiels.
Recours : possibilité de contester un refus devant la Commission.

Frais et recours

L’accès est gratuit, mais la Ville pourrait imposer des tarifs pour la reproduction, transcription ou transmission de copies papier.

Vous pouvez demander une révision de la décision à la Commission d’accès à l’information du Québec, qui agit comme tribunal administratif indépendant.

Engagements de la Ville

Quand la personne responsable de l’accès reçoit une demande d’accès concernant un ou plusieurs documents, elle doit la traiter en respectant plusieurs obligations, comme :

Accompagner les citoyens si leur demande est imprécise;
Faire une recherche documentaire afin d’identifier tous les documents visés par la demande d’accès;
Protéger les renseignements personnels contenus dans ces documents;
Répondre dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès. Le responsable de l’accès aux documents dispose d’au plus 20 jours civils pour y répondre.
- Le responsable peut prolonger ce délai de 10 jours si le traitement de la demande lui apparaît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de l’organisme public. Il doit cependant aviser le requérant par écrit avant l’expiration du premier délai de 20 jours;
- Le délai pour répondre peut également être prolongé si la demande vise un renseignement industriel, financier, commercial, scientifique, technique ou syndical fourni par un tiers.
Motiver tout refus de donner accès à un document et d’indiquer les dispositions de la Loi sur lesquelles ce refus s’appuie.

Qu’est-ce qu’une demande abusive?

Dans des circonstances exceptionnelles, un organisme public peut être autorisé par la Comission à ne pas tenir compte de certaines demandes d’accès. Une demande peut être considérée comme abusive :

Par le nombre de demandes formulées sur une période de temps ou leur envergure;
Lorsque plusieurs demandes sont présentées pour un même sujet ou un même document;
Par son caractère systématique, dans une démarche reflétant une conduite méthodique, structurée et incessante.